Klachtenprocedure HZA

Klacht melden

Als lid of ouder van een lid kunt u uw klacht of probleem schriftelijk kenbaar maken bij het bestuur. Dit kan per e-mail. In dit bericht vermeldt u uw naam en telefoonnummer, een concrete beschrijving van de klacht en het tijdstip of moment waarop de klacht betrekking heeft.

Klachtbehandeling

Na ontvangst van uw klacht neemt de secretaris of de voorzitter binnen één week contact met u op. In dit gesprek vragen we u, indien nodig, naar meer informatie. Verder maken we in dit gesprek een afspraak met u over de wijze en de termijn van terugkoppeling. De termijn waarop uw klacht wordt afgehandeld, hangt af van de aard van de klacht. Ons streven is uw klacht binnen zes weken te behandelen.

Na het gesprek met u door de secretaris of voorzitter zal uw klacht worden voorgelegd aan het bestuur.

Hoor en wederhoor

Het bestuur hoort ook altijd eventueel andere betrokkenen. Wanneer de klacht of het probleem een lid of vrijwilliger betreft, zal het bestuur contact opnemen met dit lid of vrijwilliger voor zijn/haar verhaal. Indien nodig zal de vertrouwenspersoon ingeschakeld worden. Het bestuur houdt betrokken leden of vrijwilligers op de hoogte van de afhandeling van de klacht.

Afhandeling

Het bestuur beslist na hoor en wederhoor over de klacht. De secretaris of voorzitter informeert u zo snel mogelijk over de beslissing. Dit kan zowel telefonisch als schriftelijk gebeuren. Zodra de klacht is afgehandeld maakt het bestuur een kort verslag, waarin opgenomen de aard van de klacht; de analyse van het probleem; de overeengekomen oplossing en eventuele stappen ter preventie van soortgelijke situaties. Dit verslag zal naar alle belanghebbenden verstuurd worden. Het verslag zal opgenomen worden in de jaarlijkse evaluatie van de klachtenprocedure.